Mise à jour mars 2025
Apostille et légalisation - Désignation de référents - FAQ
La loi n° 2019-22 du 23 mars 2019 a prévu le transfert au notaire de la compétence pour procéder à l'apostille ou la légalisation des documents publics établis par les autorités françaises et destinés à être produits à l'étranger (compétence jusque-là exercée par les parquets généraux des cours d'appel pour l'apostille et par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères pour la légalisation). Cette compétence sera exercée par les notaires (article 1 de l'arrêté du 23 décembre 2024 portant application de l'article 1er du décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024 modifiant le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises) :
Pour permettre aux notaires de procéder à l'apostille ou à la légalisation, ces derniers doivent pouvoir comparer la signature figurant sur le document qui leur est soumis à celle de l'agent public mentionné dans le document public en qualité de signataire. Cette comparaison se fera par la consultation des spécimens de signature des agents publics associés à leur qualité (par exemple maire, officier d'état civil, fonctionnaire municipal délégué, etc.) enregistrés dans une base informatique dédiée. Cette base informatique devra donc être alimentée et régulièrement mise à jour par les mairies, en fonction des personnes habilitées à signer les documents et de leurs signatures (chapitre III du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises).
Pour faciliter l'usage de cette base informatique dédiée, le Conseil supérieur du notariat requiert que les communes nomment, avant le 15 mars 2025, un référent par commune (ou plusieurs dans les communes de taille importante) et lui en transmettent ses coordonnées via un formulaire créé par le Conseil Supérieur du notariat (CSN) à cet effet : https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH. A ce stade, lorsque plusieurs référents sont désignés, un formulaire doit être rempli pour chacun d'eux
Par ailleurs, une adresse électronique dédiée permet aux communes de poser toute question relative à la réforme et à l'alimentation de la base : apostille.mairie@notaires.fr.
Pour plus d'informations sur la désignation du référent et son rôle, vous pouvez retrouver au lien suivant une foire aux questions corédigée par l'AMF, le ministère de la justice, le CSN et la DGCL.
ATTENTION : L'AMF alerte sur le fait que des messages malveillants circulent, invitant les communes à télécharger un document émanant de l'Office notarial de France via un lien frauduleux « d'une adresse électronique en provenance d'un site étranger via orange.fr ».
Il convient de rappeler que seuls les messages provenant de l'adresse « apostille.mairie@notaires.fr » et le formulaire de désignation du référent (https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH) émanent du CSN.
Il est donc recommandé de bien vérifier l'adresse électronique de l'expéditeur et de ne pas cliquer sur un lien qui vous semblerait douteux.
- à compter du 1er mai 2025 en ce qui concerne les apostilles ;
- et à compter du 1er septembre 2025 en ce qui concerne la légalisation.
Pour permettre aux notaires de procéder à l'apostille ou à la légalisation, ces derniers doivent pouvoir comparer la signature figurant sur le document qui leur est soumis à celle de l'agent public mentionné dans le document public en qualité de signataire. Cette comparaison se fera par la consultation des spécimens de signature des agents publics associés à leur qualité (par exemple maire, officier d'état civil, fonctionnaire municipal délégué, etc.) enregistrés dans une base informatique dédiée. Cette base informatique devra donc être alimentée et régulièrement mise à jour par les mairies, en fonction des personnes habilitées à signer les documents et de leurs signatures (chapitre III du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises).
Pour faciliter l'usage de cette base informatique dédiée, le Conseil supérieur du notariat requiert que les communes nomment, avant le 15 mars 2025, un référent par commune (ou plusieurs dans les communes de taille importante) et lui en transmettent ses coordonnées via un formulaire créé par le Conseil Supérieur du notariat (CSN) à cet effet : https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH. A ce stade, lorsque plusieurs référents sont désignés, un formulaire doit être rempli pour chacun d'eux
Par ailleurs, une adresse électronique dédiée permet aux communes de poser toute question relative à la réforme et à l'alimentation de la base : apostille.mairie@notaires.fr.
Pour plus d'informations sur la désignation du référent et son rôle, vous pouvez retrouver au lien suivant une foire aux questions corédigée par l'AMF, le ministère de la justice, le CSN et la DGCL.
ATTENTION : L'AMF alerte sur le fait que des messages malveillants circulent, invitant les communes à télécharger un document émanant de l'Office notarial de France via un lien frauduleux « d'une adresse électronique en provenance d'un site étranger via orange.fr ».
Il convient de rappeler que seuls les messages provenant de l'adresse « apostille.mairie@notaires.fr » et le formulaire de désignation du référent (https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH) émanent du CSN.
Il est donc recommandé de bien vérifier l'adresse électronique de l'expéditeur et de ne pas cliquer sur un lien qui vous semblerait douteux.