Février 2025
Apostille et légalisation - Désignation de référents
La loi n° 2019-22 du 23 mars 2019 a prévu le transfert au notaire de la compétence pour procéder à l'apostille ou la légalisation des documents publics établis par les autorités françaises et destinés à être produits à l'étranger (compétence jusque-là exercée par les parquets généraux des cours d'appel pour l'apostille et par le bureau des légalisations du ministère des affaires étrangères pour la légalisation). Cette compétence sera exercée par les notaires (article 1 de l'arrêté du 23 décembre 2024 portant application de l'article 1er du décret n° 2024-1200 du 23 décembre 2024 modifiant le décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises) :
Pour permettre aux notaires de procéder à l'apostille ou à la légalisation, ces derniers doivent pouvoir comparer la signature figurant sur le document qui leur est soumis à celle de l'agent public mentionné dans le document public en qualité de signataire. Cette comparaison se fera par la consultation des spécimens de signature des agents publics associés à leur qualité (par exemple maire, officier d'état civil, fonctionnaire municipal délégué, etc.) enregistrés dans une base informatique dédiée. Cette base informatique devra donc être alimentée et régulièrement mise à jour par les mairies, en fonction des personnes habilitées à signer les documents et de leurs signatures (chapitre III du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises).
Pour faciliter l'usage de cette base informatique dédiée, le Conseil supérieur du notariat requiert que les communes nomment, avant le 15 mars 2025, un référent par commune (ou plusieurs dans les communes de taille importante) et lui en transmettent ses coordonnées à l'adresse apostille.mairie@notaires.fr (prénom, nom et courriel du référent). La commune indiquera également son nom, son numéro INSEE, son adresse postale et précisera si elle a plus de 3 500 habitants.
Pour plus d'informations sur la désignation du référent et son rôle, veuillez cliquer ici. Il est à noter qu'une note sera prochainement diffusée par le Conseil supérieur du notariat concernant les informations pratiques pour utiliser la base informatique.
- à compter du 1er mai 2025 en ce qui concerne les apostilles ;
- et à compter du 1er septembre 2025 en ce qui concerne la légalisation.
Pour permettre aux notaires de procéder à l'apostille ou à la légalisation, ces derniers doivent pouvoir comparer la signature figurant sur le document qui leur est soumis à celle de l'agent public mentionné dans le document public en qualité de signataire. Cette comparaison se fera par la consultation des spécimens de signature des agents publics associés à leur qualité (par exemple maire, officier d'état civil, fonctionnaire municipal délégué, etc.) enregistrés dans une base informatique dédiée. Cette base informatique devra donc être alimentée et régulièrement mise à jour par les mairies, en fonction des personnes habilitées à signer les documents et de leurs signatures (chapitre III du décret n° 2021-1205 du 17 septembre 2021 relatif à la légalisation et à l'apostille des actes publics établis par les autorités françaises).
Pour faciliter l'usage de cette base informatique dédiée, le Conseil supérieur du notariat requiert que les communes nomment, avant le 15 mars 2025, un référent par commune (ou plusieurs dans les communes de taille importante) et lui en transmettent ses coordonnées à l'adresse apostille.mairie@notaires.fr (prénom, nom et courriel du référent). La commune indiquera également son nom, son numéro INSEE, son adresse postale et précisera si elle a plus de 3 500 habitants.
Pour plus d'informations sur la désignation du référent et son rôle, veuillez cliquer ici. Il est à noter qu'une note sera prochainement diffusée par le Conseil supérieur du notariat concernant les informations pratiques pour utiliser la base informatique.